24.05.2023
Międzynarodowy Dzień Spedytora
23 maja obchodzimy Międzynarodowy Dzień Spedytora. Z tej okazji proponujemy spojrzenie na naszą pracę z dwóch perspektyw – tej formalnej i tej praktycznej, a nawet – nie bójmy się tego określenia – bardziej osobistej i trochę z przymrużeniem oka :-)
Spedytor, czyli kto?
Zgodnie z formalną definicją to podmiot, który zawodowo, profesjonalnie zajmuje się organizacją procesu transportu. W ramach swojej działalności nie oferuje jednak fizycznej usługi przemieszczenia ładunku. Firmy spedycyjne posiadają stosowną wiedzę, doświadczenie, licencje i uprawnienia do tego typu działalności. Mają też odpowiednią ochronę ubezpieczeniową, czyli polisy OC.
Spedytor działa w imieniu i na rachunek zleceniodawcy, czyli w zależności od gestii transportowej, kupującego albo sprzedającego. Jego obowiązkiem jest przedstawienie klientowi optymalnego rozwiązania dla określonego procesu transportowego.
Firmy spedycyjne – w ramach własnych rozbudowanych struktur lub we współpracy z innymi podmiotami – oprócz organizacji transportu oferują również dodatkowe usługi, na przykład magazynowanie, konfekcjonowanie, segregację, dystrybucję, obsługę celną.
Istotne znaczenie dla klientów ma też oferowane przez doświadczonych spedytorów doradztwo dotyczące prawidłowej organizacji transportu oraz koordynacja działań z przewoźnikami (np. armatorami, firmami transportu drogowego, operatorami kolejowymi), a także z agencjami celnymi czy ubezpieczycielami.
Dlaczego warto korzystać z usług spedytora?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, przytoczymy opinie ekspertów Polskiego Instytutu Transportu Drogowego, którzy opracowali raport zatytułowany „Transport międzynarodowy – wyzwania i rola spedytora w zmieniającym się świecie”.
Korzystając z obsługi spedytora zyskujemy partnera w biznesie, który:
- nie tylko zorganizuje proces transportu, ale doradzi jak ten proces zaplanować w sposób bezpieczny dla interesu klienta i dla ładunku oraz dlaczego koncepcja klienta może być ryzykowna do wykonania
- dostarczy klientowi optymalne i elastyczne rozwiązanie, bazujące nie na jednym operatorze czy też klasycznym armatorze, ale na całym wachlarzu armatorów
- doradzi w zakresie zabezpieczenia bezpieczeństwa transakcji oraz podpowie, jaka będzie najlepsza forma rozliczenia, czy to akredytywa, inkaso dokumentacyjne, przedpłata czy płatność podzielona w zależności od etapu realizacji kontraktu
- zabezpieczy lub wskaże, w jaki sposób zabezpieczyć ładunek na czas transportu – ładunek, który nie jest właściwie zabezpieczony w kontenerze, nie podlega ubezpieczeniu
- da pewność, że dokona właściwego doboru podwykonawcy, bazując na swojej wiedzy, doświadczeniu i praktyce rynkowej
- zadba o bezpieczeństwo i przeniesienie ciężaru na zewnętrznego dostawcę usługi specjalizującego się w danej działalności i który legitymuje się wiedzą, uprawnieniami i ubezpieczeniem swoich działań.
Spedytor – osobistym okiem załogi C. Hartwig Gdynia
A jak wygląda praca w spedycji oczami naszych koleżanek i kolegów? Anna Pich, Emilia Wierzbicka Małgorzata Tarkowian, Igor Kuna, Marcin Dziecielski, dział importu FCL– dziękujemy, że zechcieliście się podzielić Waszym spojrzeniem!
Nasz praca polega na ciągłym byciu w gotowości i „gimnastykowaniu się ”, żeby dotrzymać terminów. Cały dzień spędzasz „na telefonie” (czasem wieczorem wydaje ci się, że telefon przyrósł ci do ucha, bo nie przestaje dzwonić nawet po godzinach), jednocześnie negocjując lepsze stawki czy warunki transportu i biegając za przesyłkami jak „królik na sterydach”.
To właśnie ty (spedytor) jesteś odpowiedzialny za to, żeby wszystko się zgadzało i przesyłki docierały na czas, ale jednocześnie musisz zachować spokój i cierpliwość, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem. Musisz stale utrzymywać koncentrację, żeby nie popełnić jakiegoś błędu.
A kiedy wydaje ci się, że wszystko jest już poukładane, nagle pojawia się ON, czyli problem. Przesyłka zaginęła, statek się spóźnia, kierowca miał awarię... To ty jesteś człowiekiem, który jest na linii z wściekłym klientem, który pyta kolejny raz, kiedy jego towar dotrze na miejsce, bo zakład stoi, a na drugim telefonie masz kierowcę, który twierdzi, że stoi od rana i nikt go nie chce rozładować…
Co robisz? Zachowujesz zimną krew i wkraczasz do akcji. Telefon za telefonem i… przesyłka się odnalazła. Jeszcze tylko alternatywny przewoźnik, organizacja szybkiego transportu i problem rozwiązany. A jeśli nie? Zamieniasz się w ocean cierpliwości, cały jesteś spokojem i z mniejszym lub większym powodzeniem przelewasz ten spokój na zirytowanego klienta…
To wszystko nie jest łatwym zadaniem, ale spedytorzy są znani z tego, że potrafią doprowadzić do perfekcji sztukę perswazji i mają wyjątkowe umiejętności przekonywania.
Najtrafniejszy krótki opis pracy spedytora? Master of Disaster :-) Spedytor jest wart tyle, ile jest w stanie zrobić podczas największej „katastrofy” i zakończyć transport powodzeniem.
Jakie cechy powinien mieć dobry spedytor i jakie umiejętności przydają się najbardziej w pracy spedytora?
Musi być elastyczny i musi umieć radzić sobie w środowisku, w którym nic nie jest pewne i wszystko może się zmienić w ostatniej chwili. To praca dla ludzi odpornych na stres, którzy potrafią utrzymać spokój nawet w największym chaosie. „Must have” to zima krew, stalowe nerwy i zdolność do improwizacji, a przy tym skrupulatność, świetna organizacja pracy, punktualność i umiejętność negocjacji i rozmowy z bardzo różnymi ludźmi.
Powinien mieć też supermoc multitaskingu, czyli zdolność do wykonywania wielu zadań jednocześnie, jakby miał dodatkowe ramiona jak ośmiornica. Przydałoby się też kilka dodatkowych par oczu, żeby dostrzegać wszystkie aspekty logistyczne, a „na wyposażeniu” detektor kłopotów, czyli wrodzony talent do wyczuwania z daleka potencjalnych problemów. Jak superbohater z wyjątkowym zmysłem przewidywania i unikania pułapek na drodze.
O wiedzy i doświadczeniu można w nieskończoność, ale w tej pracy podstawowa rzecz to umieć rozładować emocje w bezpieczny dla siebie i otoczenia sposób. Żartować, zmienić czasem tempo i być otwartym na wiedzę i opinie innych. Praca spedytora polega na ciągłej nauce, każdy transport, każdy problem uczy nas czegoś nowego i to jest piękne – nie ma nudy!
Na koniec – trochę historii
Według Wikipedii za początek spedycji uznaje się XV wiek. Czynnikami, które wywarły bezpośredni wpływ na jej powstanie były prawo składu oraz przymus drożny. Prawa te nakazywały składować towary we wszystkich miastach na drodze kupca, objętych przymusem drogowym. Długie przestoje przysparzały kupcom strat. To wtedy wykształcił się tzw. pozorny nabywca, który składał oświadczenie o nabyciu towaru – towar pozostawał jednak w posiadaniu pierwotnego właściciela. Pozorny nabywca wysyłał towar we własnym imieniu, jednak na cudzy koszt i w miejsce wskazane przez pierwotnego właściciela. Do jego zadań należało też fachowe pośrednictwo dotyczące wyboru drogi, środka transportu, przygotowania transportu, składowania i konwojowania.
Dalszy rozwój spedycji nastąpił wraz z pojawieniem się maszyny parowej w XIX wieku. Kupcy, którzy nie mieli rozeznania w zastosowaniach i liniach nowego środka transportu, zaczęli korzystać z wyspecjalizowanych firm, które świadczyły usługi planowania przewozów. W ciągu kilku dziesięcioleci następował dalszy rozwój techniczny transportu oraz praw taryfowych i handlowych. Wymusiło to powstanie firm oferujących kompleksowe usługi nie tylko planowania przewozów, ale też pośrednictwa handlowego, wypełniania dokumentów itp.